Ügyviteli rendszer és Vevőtölcsér CRM Program Ügyviteli Rendszer és Vevőtölcsér CRM Program


ügyviteli okosságok
számlázási tippek, trükkök

Ügyviteli rendszer programunkhoz még több segítséget kaphat a Tudásbázisban!




Ingyenes Ügyviteli Okosságok

Tippek-trükkök: készletkezelésről, termékek árazásáról, partnerek rendszerezéséről, rendelések, szállítólevelek, kintlévőségek kezeléséről kezdőknek és haladóknak egyaránt.

Ingyenes ügyviteli okosságainkhoz adja meg e-mail címét!

Kérjük, ezt a mezőt is legyen szíves kitölteni!

Bejövő számlák scannelése

Nem csak, hogy rögzíthetjük bejövő számláinkat, kiadásainkat (nem csak az bejövő szállítóleveleket, hanem pl. telefonszámla, benzinszámlát is), hanem be is scannelhetjük azokat!
Nagyon hasznos lehet ez pl. egy laptop váráslásnál, hogy utólag visszakeressük, vajon garanciális-e még, vagy hogy mennyiért vettük, milyen típust. Vagy éppen, hogy milyen bankszámlaszámra is kell utalnunk!

Tárgyalások, ajánlások, karbantartások rögzítése

Nem csak a számlákat, partnereket, termékeket lehet nyilvántartani a rendszerrel, hanem akár a tárgyalásokon elhangzott teendőket, a vevőknek tett igéreteket, ajánlatokat.

Sőt, nagyon hatékonyan használható a CRM program a kihelyezett termékek nyilvántartására, szervíz feladatok nyomonkövetésére is pl.

Termékek gyorskeresés

Azt biztos, hogy tudod, hogy lehet a termékek között gyorskeresni. Alapesetben a névre keres.
De azt is tudtad, hogy ha a gépelés előtt nyomsz egy "."-ot, akkor a cikkszámban keres?
Tehát ha alapból névre keres(kenyér és már szűkít), de ha azt írod, hogy .X01 akkor az X01-es cikkszámra keres.
Ha már beállítottad, hogy cikkszámra vagy vonalkódra keresel, akkor a .kenyer -re a névre keres.

Ugye tudod, hogy az E-Számla nemcsak a szó elejére keres?
Ugye tudod, hogy két szótöredékre is tudsz keresni? Pl. kék+vödör esetén kikeresi az összes vödrös kék festéket.

Számlák közötti gyorskeresés

A számlák, szállítólevelek listájában ha elkezdessz gépelni, akkor a partnernévre keres.
Ha viszont beütsz elé egy "."-ot, akkor a számla megjegyzés rovatában keres.
Tegyük fel hogy egy gyakori partnered számláját keresed, amit Balassagyarmatra vitt ki.
Ugye milyen jó lett volna beírni a megjegyzés rovatba, hogy később vissza tudj rá keresni?

Jobb egérgomb

Érdemes a különböző listákban az egér jobbgombjára megjelenő menüsort is böngészned, hasznos funkciókat rejtenek!
Pl. számlamásolás, termékmásolás, partnernél boríték nyomtatás ...

Faxolsz? Ugyan már! E-mailezz!

Számláid, megrendelés visszaigazolásaidat küld át partnereidnek e-mailben.
Ehhez fel kell vinned a partner e-mail címét a programba, illetve be kell állítanod az SMTP szervered elérését.
Gyorsabb és egyszerűbb is!
A listákban van felül egy Export gomb, ahol e-mailben tudod küldeni! Ha szürke akkor nincs beállítva az e-mail cím!

Használd a bal SHIFT gombot!

Termékeknél a termék több eladási árát tudod így megnézni, a gyors termékkartont (utolsó 5 termék), illetve több raktár modulnál a készlet állapotot raktáranként.
A számla listában viszont látod a számlához tartozó naplótörténetet, illetve, hogy melyik szállítólevélből, árajánlatból készült!

Termék és partner csoportosítás

Csoportosítsd termékeid, partnereidet úgy, hogy a listában külön füleken jelennek meg.
Így gyorsabban megtalálsz egy-egy partnert, vagy átlátsz egy-egy termék/partner csoportot.

Használd a billentyűzetet!

Bár az E-Számla windowsos program, így egeret igényel, azért billentyűzetről is használható!
F2 - Új számla
F3 - Új szállítólevél
SHIFT+F2 - Számlák
CTRL+T - Termékek
Számlázáskor
INS - Új termék
SHIFT+INS - Gyors felvitel (cikkszámot tudni kell)
F3 - Partnerek között keresés
F4 - Új partner felvitel

Ugye mennyivel gyorsabb így?

Emlékeztetők a főképernyőn

A főképernyőn rögzíts egy-két cetlit az aktuális teendőkkel. Vagy figyelmeztesd kollegáidat, hogy kinek ne adjanak átutalásos számlát!
Jobb gomb, új üzenet ...

Naplózás

A szoftver mindent naplóz.
Ki mikor módosított egy-egy termékárat, partner címet, mikor ki készítette a számlát.
Gyakorlatilag minden után kereshető, a Törzsek/Napló menüben (csak rendszergazdának), hogy ki mikor lépett be, mit törölt, stb ...

Boríték

Nyomtass borítékot a programmal!
Akár sima borítékot, akár LA4-es, vagy postakész borítékot is.
Kitölti a ti adataitokat is, és a partneredét is!

Nyomtatás

Sok számlát nyomtatsz egyszerre?
Használd a többet nyomtat funkciót, ahol egyszerre tudod kijelölni több számládat is nyomtatásra, borítékolásra, vagy PDF-be mentésre.
Külön tudod nyomtatni példányszámok szerint is, így gyorsítva a borítékolást!

Proforma számla

Túl sok áfát fizetsz be?
Küldj ki először proforma számlát ügyfeleidnek, ami után nem kell befizetned az áfát, csak ha már kifizették ők neked a pénzt!
Így nem lesz sok kifizetettlen számlád, ami után kötelezettséged van hóvégén, meg a nyűg velük, hogy stornózhatod majd őket szépen ...

Bejött valaki a boltba?

Rakd félre a számlát amin dolgozol, és készíts egy másikat!
Később a számlalistában megtalálod majd mint nyitott számla (sorszám nélkül), és ott folytathatod ahol abbahagytad!
Készítsd el délután a holnap reggeli számlákat, de még hagyd őket félrerakva!

Jogosultságok

Adj kollegáidnak jogosultságot mindenre, amire szükségük lehet, de ne mindenhez!
Elég egy rendszergazda is, a többiek legyenek korlátozva.
De a legfontosabb, hogy még a legjobb munkahelyi légkör mellett is jó, ha külön-külön lép be mindenki, így legalább tudjátok majd utólag, hogy ki-mit csinált!

Adatmentés

A végére maradt a legfontosabb:


Minden nap mentsétek le az adatbázis, akár több helyre is!

Fájl/Adatmentés

MINDEN NAP!

Ügyviteli rendszer Fejleszti az E-Szoftver Kft. Minden jog fenntartva 2014. Utolsó módosítás: 2017.09.01.